Effektiv telefoni med Microsoft Business Voice og VoiceQ365 – en samlet løsning for moderne virksomheder

Microsoft Teams som telefoniplatform

I takt med at stadig flere virksomheder anvender Microsoft Teams som deres primære samarbejdsværktøj, er det naturligt at udvide funktionaliteten til også at omfatte telefoni. Microsoft har gjort dette muligt gennem løsningen kaldet Microsoft Business Voice, som er særligt rettet mod små og mellemstore virksomheder med op til 300 brugere.

Microsoft Business Voice integrerer fuldt ud med Teams og gør det muligt at foretage og modtage opkald via det offentlige telefonnet (PSTN). Det betyder, at virksomheder kan erstatte deres traditionelle telefonsystem med én samlet løsning, hvor chat, video, møder og telefoni er samlet ét sted.

Løsningen bygger på Microsofts Phone System og indeholder funktioner som direkte opkaldsnumre (DDI), telefonsvarer, Auto Attendants og Call Queues – alt sammen administreret via Microsoft 365.

Men netop opsætning og vedligeholdelse af funktioner som Auto Attendants og Call Queues kan være teknisk krævende og tidsintensivt for mange IT-afdelinger. Derfor vælger mange at supplere med en specialiseret løsning som VoiceQ365.

Hvad er Microsoft Business Voice?

Microsoft Business Voice er en licensbaseret tilføjelse til Microsoft 365, som gør det muligt at bruge Teams som fuldt telefonsystem. Løsningen indeholder:

• Telefonsystem (Phone System)
• PSTN-forbindelse via Calling Plan eller Direct Routing
• Automatisk omstilling (Auto Attendants)
• Opkaldskøer (Call Queues)
• Telefonsvarer med transkription
• Integration med Outlook og kontakter

Microsoft Business Voice er designet med brugervenlighed for øje og gør det muligt for virksomheder uden avanceret telefonibackend at få en professionel og fleksibel løsning. Men selv med en relativt enkel opsætning er der stadig behov for at kunne skræddersy opkaldsflows og tildele medarbejdere til relevante Call Queues.

Her kommer VoiceQ365 ind som et ideelt supplement.

Hvad er VoiceQ365?

VoiceQ365 er en cloudbaseret administrations- og konfigurationsplatform, der gør det langt nemmere at håndtere de funktioner, der følger med Microsoft Teams telefoni – herunder også Microsoft Business Voice.

Platformen er særligt udviklet til at gøre det hurtigt og overskueligt at administrere:

• Auto Attendants: Opsætning af velkomstbeskeder, tastevalg og åbningstider
• Call Queues: Strukturering af køer, agenttilknytning og routinglogik
• Agenter og brugerroller: Overblik over hvem der modtager hvilke opkald
• Visuelle oversigter: Intuitiv konfiguration i stedet for komplicerede menuer

Med VoiceQ365 slipper man for at skulle rode med PowerShell og tunge administrationsgrænseflader i Microsoft 365 – i stedet får man en samlet løsning med drag-and-drop funktionalitet og realtidsvisning.

Hvorfor kombinere Microsoft Business Voice med VoiceQ365?

Selvom Microsoft Business Voice er et stærkt produkt, har det sine begrænsninger, især hvad angår overblik og brugervenlighed i konfigurationen. Mange virksomheder oplever:

• Uoverskuelig opsætning af flere Call Queues
• Manglende synlighed over hvilke agenter der er aktive
• Udfordringer med hurtigt at opdatere åbningstider eller skifte velkomstbeskeder
• Behov for mere avanceret routing end hvad Teams Admin Center tilbyder

VoiceQ365 løser netop disse udfordringer ved at tilbyde en dedikeret platform til håndtering af hele opkaldsinfrastrukturen – uden at fjerne sig fra Microsoft Business Voice som den underliggende telefoni­løsning.

Funktioner i VoiceQ365 – kort fortalt

VoiceQ365 leverer:

• En samlet konfigurationsside for alle Auto Attendants og Call Queues
• Brugervenlig tilknytning af Teams-brugere som agenter
• Mulighed for at oprette og tilpasse beskeder, menustrukturer og køregler
• Et indbygget wallboard, der viser live køstatus
• Integration med Power BI for avanceret rapportering

Alle ændringer opdateres direkte i Teams, så der er ingen ventetid eller behov for manuelle opdateringer.

Virkelige fordele i hverdagen

Forestil dig en supportafdeling, hvor tre medarbejdere er ansvarlige for at besvare opkald. Én er på ferie, en anden er til møde, og den tredje arbejder hjemme. Med standardværktøjer i Teams kan det være vanskeligt hurtigt at se, hvem der er aktiv i køen, eller midlertidigt ændre på kølogikken.

Med VoiceQ365 kan du på få sekunder se hele køstrukturen, justere agenter, ændre åbningstider eller tilføje en ny velkomsthilsen – alt sammen uden at skulle navigere rundt i komplekse indstillinger eller vente på teknisk support.

Det gør løsningen ideel for virksomheder, der har skiftende bemanding, høj kundekontakt eller behov for fleksibilitet i deres telefonisystem.

Skalerbarhed og fremtidssikring

Selvom Microsoft Business Voice er målrettet mindre og mellemstore virksomheder, vokser behovene ofte hurtigt. Flere medarbejdere, nye afdelinger, sæsonudsving eller udvidelse til nye lokationer stiller krav til en telefoni­løsning, der kan følge med.

VoiceQ365 er skalerbar og kan vokse sammen med virksomheden. Nye Call Queues og Auto Attendants kan oprettes på få minutter, og nye agenter kan tilføjes uden at forstyrre eksisterende opsætning.

Det gør platformen til en værdifuld investering – ikke kun til nuværende behov, men også som forberedelse på fremtidig vækst.

Hvem har gavn af løsningen?

VoiceQ365 og Microsoft Business Voice er sammen en stærk løsning for:

• Virksomheder der allerede bruger Microsoft Teams til kommunikation og samarbejde
• Organisationer der vil have telefoni uden at investere i PBX-hardware
• Teams med kundeservicefunktioner, reception eller helpdesk
• IT-afdelinger der ønsker at undgå manuel konfiguration og scripts
• Virksomheder i vækst, der ønsker fleksibilitet og skalerbarhed

Begge produkter er cloudbaserede og kræver ingen lokal installation, hvilket gør dem nemme at implementere – også i en distribueret eller hybrid arbejdsstyrke.

Et samlet overblik

Sammen udgør Microsoft Business Voice og VoiceQ365 en komplet løsning til cloud-telefoni. Hvor Business Voice danner den tekniske kerne og forbindelsen til det offentlige telefonnet, leverer VoiceQ365 det værktøj, der gør det muligt at styre, tilpasse og analysere telefoniens anvendelse i praksis.

For virksomheder der ønsker en moderne, professionel og fleksibel telefoni­løsning, uden at miste kontrollen eller overskuddet over administrationen, er denne kombination både logisk og fremtidssikret.

Ved at vælge Microsoft Business Voice med tilføjelsen af VoiceQ365 skaber man en telefoni­infrastruktur, der er lige så dynamisk som den moderne arbejdsplads kræver.